Hành trình chuyển mình của bưu cục BEST Express TP Trà Vinh: Khi chất lượng tạo nên khác biệt

Trong ngành chuyển phát nhanh, các chỉ số vận hành luôn là thước đo quan trọng để đánh giá chất lượng dịch vụ. Tuy nhiên, phía sau những con số ấy là cả một quá trình thay đổi về tư duy quản lý, sự kiên trì của đội ngũ vận hành và tinh thần không ngừng cải tiến.

Đó cũng là câu chuyện của bưu cục BEST Express TP Trà Vinh – đơn vị phụ trách hoạt động giao nhận tại TP. Trà Vinh và huyện Châu Thành. Mỗi ngày, bưu cục xử lý hàng nghìn đơn hàng, đáp ứng nhu cầu giao nhận ngày càng tăng của khách hàng trên địa bàn.

Đứng sau sự chuyển mình ấy là vợ chồng anh chị Tạ Hoàng Minh, chủ bưu cục nhượng quyền BEST Express. Không chỉ điều hành hoạt động kinh doanh, anh chị còn trực tiếp quản lý, giám sát toàn bộ quy trình vận hành hằng ngày, từ điều phối nhân sự, kiểm soát tiến độ giao nhận đến xử lý các tình huống phát sinh, nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ được duy trì ổn định.

Chọn BEST Express để phát triển dài hạn

Trước khi gia nhập mạng lưới nhượng quyền BEST Express, anh chị đã có nhiều năm kinh nghiệm vận hành mô hình nhượng quyền chuyển phát nhanh Bamboo Express. Tuy nhiên, khi thị trường logistics bước vào giai đoạn cạnh tranh mạnh mẽ hơn, anh chị nhận thấy để phát triển bền vững không chỉ cần kinh nghiệm mà còn cần một hệ thống quản trị chuyên nghiệp, nền tảng công nghệ hiện đại cùng sự đồng hành lâu dài từ thương hiệu.

"Điều khiến tôi quyết định gia nhập BEST Express là vì nhìn thấy tiềm năng phát triển lâu dài của thương hiệu. BEST có hệ thống vận hành bài bản, công nghệ hiện đại và đội ngũ quản lý luôn đồng hành cùng bưu cục. Tôi tin đây là môi trường phù hợp để phát triển kinh doanh bền vững." – anh Tạ Hoàng Minh, chủ bưu cục nhượng quyền BEST Express, chia sẻ.

Kiên trì cải tiến từ những việc nhỏ nhất

Những ngày đầu chuyển đổi, bưu cục đối mặt với nhiều thách thức khi phải làm quen với quy trình vận hành mới, đào tạo nhân sự và xây dựng đội ngũ giao nhận ổn định. Với địa bàn phục vụ trải dài từ khu vực trung tâm TP. Trà Vinh đến nhiều xã thuộc huyện Châu Thành, áp lực đảm bảo tiến độ giao hàng và duy trì chất lượng dịch vụ càng trở nên lớn hơn.

Thay vì chỉ tập trung vào sản lượng, anh chị xác định chất lượng dịch vụ phải được cải thiện từ chính cách quản lý. Với vai trò Chủ bưu cục, hai vợ chồng luôn trực tiếp theo sát hoạt động của đội ngũ. Mỗi ngày đều bắt đầu bằng cuộc họp ngắn để rà soát sản lượng, phân bổ nhân sự, đánh giá các đơn hàng tồn và nhận diện những đơn có nguy cơ giao không thành công. Trong suốt quá trình vận hành, tiến độ giao hàng được theo dõi theo từng khung giờ để kịp thời điều phối nhân sự giữa các tuyến khi sản lượng tăng hoặc phát sinh tình huống đột xuất.

Đối với các đơn hàng tồn, bưu cục ưu tiên xử lý ngay từ đầu ngày và theo dõi liên tục trong suốt quá trình vận hành thay vì chờ đến cuối ca làm việc. Những tuyến có sản lượng tăng đột biến sẽ được điều động nhân sự hỗ trợ kịp thời nhằm đảm bảo tiến độ giao nhận.

Song song đó, đội ngũ giao hàng được yêu cầu chủ động liên hệ với khách trước khi giao, đồng thời báo cáo ngay khi phát sinh vấn đề để cùng tìm phương án xử lý. Cuối mỗi ngày, toàn bộ kết quả vận hành được tổng hợp, phân tích và đưa ra giải pháp cải thiện cho ngày làm việc tiếp theo.

Những con số phản ánh hiệu quả của quá trình chuyển đổi

Sự thay đổi trong tư duy quản lý nhanh chóng được phản ánh qua các chỉ số vận hành.

Hiện nay, tỷ lệ phát hàng thành công ngay trong lần giao đầu tiên (DE Attempt) luôn duy trì trên 99%. Tỷ lệ lấy hàng TikTok Shop đúng thời gian cam kết đạt 98%, trong khi tỷ lệ lấy hàng thành công trước giờ đóng chuyến đạt 99%, góp phần đảm bảo hàng hóa được luân chuyển đúng kế hoạch và rút ngắn thời gian xử lý.

Bưu cục cũng duy trì tỷ lệ giao thành công đúng hạn các đơn hàng Titkok (ODR) đạt 96,79%, phản ánh hiệu quả trong việc kiểm soát quy trình giao nhận. Đặc biệt, tỷ lệ đơn hàng tồn đọng trên 5 ngày chỉ còn 0,14%, giảm đáng kể so với trước đây, cho thấy hiệu quả của việc quản lý theo dữ liệu, điều phối nguồn lực linh hoạt và xử lý đơn hàng kịp thời.

Theo anh Minh, những kết quả này không đến từ một giải pháp mang tính đột phá mà là thành quả của việc duy trì kỷ luật vận hành mỗi ngày.

"Điều quan trọng nhất vẫn là con người. Khi có một đội ngũ đoàn kết, trách nhiệm và người quản lý luôn sát sao trong vận hành thì các chỉ số sẽ được cải thiện, khách hàng cũng sẽ hài lòng hơn. Bên cạnh đó là tinh thần học hỏi và không ngừng cải tiến."

Đồng hành cùng hệ thống để phát triển bền vững

Bên cạnh nỗ lực của đội ngũ bưu cục, hệ thống công nghệ của BEST Express cũng hỗ trợ theo dõi trạng thái đơn hàng theo thời gian thực, quản lý năng suất từng nhân viên giao nhận và cảnh báo sớm các đơn hàng có nguy cơ phát sinh rủi ro. Nhờ đó, bưu cục có thể xử lý vấn đề nhanh hơn, giảm sai sót trong vận hành và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Sau thời gian gia nhập BEST Express, hoạt động của bưu cục ngày càng ổn định, quy trình vận hành chuyên nghiệp hơn, sản lượng tăng trưởng tích cực và thu nhập từng bước được cải thiện. Quan trọng hơn, anh chị có thêm niềm tin vào định hướng phát triển lâu dài của mô hình nhượng quyền.

Từ một bưu cục từng đối mặt với nhiều thách thức trong giai đoạn đầu chuyển đổi, BEST Express TP Trà Vinh đã từng bước xây dựng mô hình vận hành ổn định, lấy chất lượng dịch vụ làm trọng tâm và không ngừng cải tiến để nâng cao hiệu quả. Những kết quả đạt được hôm nay không chỉ là thành quả của sự nỗ lực từ đội ngũ vận hành mà còn là minh chứng cho giá trị của mô hình nhượng quyền BEST Express – nơi các đối tác được đồng hành bởi quy trình bài bản, công nghệ hiện đại và hệ thống hỗ trợ xuyên suốt để cùng phát triển bền vững.

Gia nhập thị trường Việt Nam năm 2019, BEST giới thiệu đến người dùng dịch vụ chuyển phát nhanh BEST Express và mô hình kinh doanh nhượng quyền bưu cục. Đến nay, dịch vụ đã mở rộng mạng lưới khắp toàn quốc với hơn 950 bưu cục, 40 trung tâm phân loại tự động, là đối tác vận chuyển của các sàn thương mại điện tử và hơn 30.000 shop online trên toàn quốc.

Ngoài dịch vụ chuyển phát nhanh, khách hàng có thể chọn dịch vụ vận chuyển xuyên biên giới BEST Cross-border, quản lý bán hàng xuyên biên giới BEST Software, vận chuyển hàng hóa BEST Cargo (FTL và LTL), chuỗi cung ứng và kho bãi thông minh BEST Supply chain.

Đăng ký tìm hiểu về Mô hình nhượng quyền bưu cục BEST Express tại đây.

.