Làm việc thông thái như giới tỷ phú: Làm 2 tiếng hiệu quả như 8 tiếng, tiết kiệm tối đa thời gian nhưng vẫn tạo ra sản phẩm chất lượng cao

Deep Work là trạng thái làm việc sâu với sự tập trung cao, mang lại chất lượng tốt nhất trong công việc.

Cốt lõi của Deep Work chính là: Sản phẩm chất lượng = Khả năng tập trung x Thời gian. Để áp dụng Deep Work, chúng ta cần tập trung vào hai yếu tố này.

Deep Work là một thuật ngữ mô tả trạng thái làm việc sâu trong nhiều giờ với sự tập trung hoàn toàn không xao nhãng để đạt được chất lượng tốt nhất trong công việc.

Vậy nên trước khi để giúp mọi người có thể ý thức được một thói quen tốt như đọc sách, hoặc đi dạo có thể khiến việc Deep work dễ dàng hơn như thế nào thì bài viết này sẽ nói về hai yếu tố 'không gian và thời điểm tập trung" quan trọng ra sao trong việc đưa chúng ta vào trạng thái Deep Work.

Deep Work - khả năng làm việc sâu chính là sức mạnh siêu phàm trong thế kỷ 21.

Kẻ thù của Deep Work chính là 'không gian mở'

Không gian mở là những văn phòng nhiều màu sắc với thiết kế phá cách, bất quy tắc, từ bỏ các ô vuông làm việc khép kín vốn được khởi xướng bởi các công ty công nghệ như Google, Facebook... Giờ đây không gian mở gần như đã xâm nhập và biến đổi toàn bộ không gian của các văn phòng làm việc nói chung chứ không chỉ riêng công nghệ.

Những công ty này dựa trên quan điểm cho rằng không gian mở sẽ thúc đẩy sáng tạo và giao lưu giữa nhân viên với nhau rồi sau đó dẫn tới việc nảy sinh ra nhiều ý tưởng đột phá thúc đẩy sự phát triển của công ty. Quả thật là không gian mở đã đem lại một số lợi ích như tạo ra sự thoải mái cho nhân viên trong những giờ làm việc, cởi bỏ áp lực hay giải phóng được nhiều năng lượng cho công việc hơn.

Giờ đây không gian mở gần như đã xâm nhập và biến đổi toàn bộ không gian của các văn phòng làm việc nói chung chứ không chỉ riêng công nghệ.

Jack Dorsey - Cựu CEO của Twitter, ứng dụng có hàng trăm triệu khách hàng giải thích cho việc tại sao Twitter theo đuổi chiến lược không gian mở: "Tôi tin rằng không gian mở đem tới cơ hội để nhiều nhân viên gặp gỡ và trao đổi cùng nhau sẽ dẫn tới nhiều cơ hội may mắn và ngẫu nhiên trong việc tạo ra những ý tưởng mới đem tới trải nghiệm thú vị hơn cho người dùng".

Nhưng với Cal Newport - người đã có hơn 10 năm liên tục thực hành Deep Work và bản thân anh cũng là một nhà khoa học máy tính thì lại phủ nhận điều này. Cal cho rằng một không gian mở toàn bộ sẽ triệt tiêu khả năng Deep Work, bởi không gian mở là nơi liên tục tạo ra sự xao nhãng từ những hành động vô tình của những đồng nghiệp xung quanh. Thay vì thế, trong không gian mở đó nên bố trí những căn phòng nhỏ riêng tư giúp cho mỗi cá nhân được chìm vào sự tập trung sâu nhất có thể, và rồi sau những giờ Deep Work ấy họ sẽ tìm kiếm những giây phút thư giãn sẽ thúc đẩy sự sáng tạo hơn khi hòa nhập vào một thế giới nhộn nhịp.

Không gian mở cũng không còn là khái niệm xa lạ với hàng nghìn công ty và văn phòng ở Việt Nam. Nhưng chúng ta lại chưa hoàn toàn ý niệm về giá trị và bất lợi mà một không gian mở đem lại.

>> Người Việt Nam làm việc ra sao so với thế giới

Không gian mở cũng có những bất lợi.

Không gian mở thực sự đem lại lợi ích trong những phút thư giãn, đem lại cảm giác thoải mái khi bạn phải thực hiện với kiểu công việc lặp đi lặp lại, có thể hỗ trợ được nhau khi làm việc nhóm với điều kiện mọi thứ đã được lên kế hoạch, được đồng thuận và nhất trí cứ thế mà triển khai. Còn trong những công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ trong nhiều giờ thì không gian mở sẽ bóp chết trạng thái Deep Work một cách rất thường xuyên.

Có lẽ đây cũng là lý do tại sao 8 tiếng làm việc tại văn phòng thường không hiệu quả khi luôn chìm trong trạng thái xao nhãng, đa kết nối từ internet lẫn thế giới thực. Sự tập trung cũng chỉ là một dạng năng lượng hữu hạn. Khi bạn liên tục chuyển đổi các tác vụ dù chỉ đơn giản như check facebook, ngó qua email, chơi nhanh một ván game trong khi trò chuyện đồng nghiệp hay bạn bè thì sự tập trung sẽ rất nhanh chóng cạn kiệt, khiến bạn bị quá tải không thể hoàn thành những việc quan trọng trong ngày.

Sự vô tình của những người đồng nghiệp, dù chỉ rất nhỏ, cũng sẽ khiến bạn không thể vào trạng thái Deep Work.

Thậm chí sự ồn ào do âm nhạc đem lại trong những không gian mở cũng khiến tâm trí dễ dàng bị khuấy động dẫn tới xao nhãng, đặc biệt là khi bạn nghe nhạc với ngôn ngữ mẹ đẻ (tiếng Việt) thì nhiều khả năng thay vì bạn đang dồn sức vào một vấn đề cần giải quyết thì tâm trí bạn lại cuốn trôi theo nhịp điệu bay bổng của ca khúc đang là thời thượng nào đó.

Và trong tình trạng như thế, bạn lại có xu hướng, hành vi đi theo bản năng là tìm kiếm sự giải trí, điều này các nền tảng công nghệ đang làm quá tốt sẽ ngay lập tức điều hướng tâm trí bạn đến với những video và hình ảnh thú vị, hài hước và dễ gây nghiện khiến một ngày làm việc của bạn tiêu tùng.

Sự mất tập trung trong thời gian làm việc tại văn phòng mở sẽ khiến bạn dần bị cạn kiệt năng lượng.

Vì những ảnh hưởng như thế, từ sự xao nhãng nhỏ dẫn tới hậu quả lớn như thế nên không gian mở tuyệt đối là tử huyệt bóp nát trạng thái Deep Work của chúng ta ngay từ trứng nước. Nhưng không chỉ ở Việt Nam, mà hàng trăm triệu con người làm việc trong các không gian mở thực sự không hiệu quả và lãng phí thời gian. Sự bận rộn, nhiều tác vụ và đa kết nối không đồng nghĩa với năng suất, sáng tạo và đột phá.

Cuối cùng thì thứ hữu dụng và dễ đưa chúng ta vào trạng thái Deep Work nhất lại là một không gian nhỏ, khép kín và bớt đi những kết nối, xao nhãng nhiều nhất có thể.

Không gian khép kín lại khó sở hữu

Một không gian khép kín giúp đạt được trạng thái Deep Work đã được chứng minh sự hiệu quả bởi Carl Jung khi ông sở hữu một căn nhà gỗ tách biệt với thế giới bên ngoài. Albert Einstein nhờ những ngày tháng một mình ngồi trong một văn phòng cấp bằng sáng chế ở Thuỵ Sĩ mà đã chứng minh được thuyết Tương đối. Pablo Picasso thì chỉ đơn giản là bước vào phòng vẽ tranh của mình và vẽ cho tới khi một ngày kết thúc mới thôi. Nhờ thế mà Picasso đã để lại số lượng tranh khổng lồ.

Không gian khép kín sẽ giúp bạn đạt được trạng thái làm việc và năng suất tốt nhất.

Trong lĩnh vực viết lách thì không ai hiểu rõ việc cần một không gian riêng tư hơn Haruki Murakami. Ông đã trải qua sự khổ sở và không hiệu quả trong sáu tháng liền khi viết cuốn sách đầu tay Lắng nghe gió hát ở trên bàn quầy bar. Murakami nhận ra rằng để có thể trở thành tiểu thuyết gia chuyên nghiệp thì ông cần một không gian riêng tư, yên tĩnh và khép kín thì mới có thể viết được những tiểu thuyết có giá trị. Còn tác giả cuốn best seller Thiên nga đen - Nassim Nicholas Taleb thậm chí còn có sự kỷ luật cao hơn nữa khi liên tục giam mình trong căn hộ của ông ở New York tận ba năm để viết một cuốn sách đầy học thuật và phức tạp.

Tiểu thuyết gia người Nhật, Haruki Murakami, cũng nhận ra rằng không gian riêng tư sẽ giúp ông tập trung vào công việc hơn.

Nhưng với đa số chúng ta thì việc sở hữu một không gian riêng biệt như thế để làm việc mỗi ngày dường như là rất khó. Đó là một nơi không phải là sự kết hợp giữa phòng ngủ, hay là một nơi không quá tách biệt với thế giới bên ngoài. Một không gian như vậy là có thật nhưng không phải dành cho tất cả chúng ta. Ví dụ với một người chẳng có một công việc fulltime thì việc bố trí được một không gian khép kín để đọc hay viết mỗi ngày là không thể, kể cả đó là nhà của chúng ta. Có lẽ trong vài ngày thì được, còn kéo dài tới vài tuần thì không.

Ảnh hưởng của thời điểm tập trung với Deep Work

Đối với nhiều người, buổi sáng là thời điểm tập trung tốt nhất để bắt đầu Deep Work.

Tim Cook – CEO Apple ngủ trước 10 giờ tối và thức dậy từ 4 giờ sáng bắt đầu một ngày làm việc mới.

CEO Apple - Tim Cook, bắt đầu một ngày từ lúc 4 giờ sáng.

Murakami cũng chia sẻ rằng thời điểm tốt nhất để viết hiệu quả nhất của mình là vào buổi sáng. Ông cũng dậy từ bốn giờ, chạy tới năm giờ và bắt đầu viết 5,6 tiếng đồng hồ. Đó là khoảng thời gian chúng ta chuẩn bị ăn trưa thì Murakami đã hoàn thành việc viết lách trong ngày rồi.

Việc có thêm 1 đến 2 tiếng mỗi ngày để bắt đầu Deep Work cũng đem lại lợi thế không nhỏ so với tất cả. Khoa học đã chứng minh rằng, sự tập trung của con người trong thời đại công nghệ số càng ngày cảng giảm sút. 60 phút tập trung không xao nhãng là khoảng thời gian tối đa của đám đông bây giờ có thể thực hiện được.

Nếu bạn có thể ngủ vào lúc 10-11 giờ tối và thức dậy vào 4-5 giờ sáng thì bạn sẽ có ít nhất một tiếng học tập hay xử lý công việc trong trạng thái hoàn toàn tập trung mà không bị ai làm phiền. Đó cũng là khoảng thời gian bạn tỉnh táo và tràn đầy năng lượng nhất để bắt đầu thực hiện những công việc khó khăn đòi hỏi Deep Work. Và để một việc khó khăn trở nên trôi chảy và dễ dàng hơn thì Deep Work chính là vũ khí tối thượng giúp bạn giải quyết vấn đề. Khi bạn có thể Deep Work trong 1,2 giờ ban đầu thì bạn sẽ dễ dàng nâng cao thời gian làm việc sâu của mình trong tương lai.

Đối với nhiều người thì buổi sáng giúp họ tiến vào trạng thái Deep Work dễ dàng hơn.

Điều thú vị ở đây là cũng với khoảng thời gian đó, là lúc bạn không hề áp dụng Deep Work vào cuộc sống của mình thì bạn còn làm được nhiều hơn trong thời gian ít hơn. Vì thế, cho dù bạn học tập hay làm việc thì Deep Work trong không gian khép kín không hề ảnh hưởng đến cuộc sống của bạn.

Khi dậy sớm bạn có thể ngồi ở bàn làm việc trong phòng của mình với không gian tuyệt đối yên tĩnh.

>> Giải mã thành công của giới siêu giàu: 90% các CEO và gần 50% triệu phú tự thân đều có 1 điểm chung

Khi dậy sớm bạn có thể là vị khách đầu tiên ở quán cà phê quen thuộc đọc, viết, làm việc ít nhất trong một, hai giờ trước khi đi học hay đến chỗ làm.

Khi dậy sớm, bạn có thể đi thẳng tới lớp hoặc văn phòng chủ động làm việc một cách tập trung nhất trước khi có người thứ hai đặt chân tới.

Khi không gian mở khiến bạn mệt mỏi, còn bạn lại bố trí được một không gian khép kín hoàn toàn thì việc dậy sớm sẽ cho phép bạn sắp xếp được mọi thứ trật tự và ngăn nắp hơn trước khi bước vào trạng thái Deep Work.

Không gian làm việc có thể không quan trọng nhưng thời điểm tập trung để Deep Work thực sự quan trọng để bắt đầu xây dựng sự tập trung và gặt hái thành quả.

Cả không gian và thời điểm tập trung làm việc đều quan trọng để bắt đầu Deep Work.

Và để Deep Work trở nên dễ dàng ngay từ những ngày đầu tiên thì chúng ta một lần nữa sẽ phải quay trở lại câu chuyện quen thuộc - Sức mạnh của thói quen.

Deep Work ở đây chính là những thói quen đòi hỏi kỷ luật, sự tập trung và có tính lặp lại mỗi ngày như đọc, đi bộ, thiền, viết lách và đặc biệt là hạn chế sử dụng internet hết sức có thể.

Thói quen sử dụng internet và không sở hữu ít nhất một thói quen tốt cũng chính là hai lý do khiến nhiều người không thể Deep Work được. Về cơ bản, Deep Work đối với mình cũng chính là một thói quen có phần giống với đọc hay thiền. Deep Work đòi hỏi sự tập trung cao độ mà không có một tác động bên ngoài nào có thể ảnh hưởng tới bạn, thì điều này cũng tương tự như với đọc sách hay thiền định. Nếu bạn không có sự chú tâm thì bạn càng khó kiểm soát hơi thở của mình cũng như tâm trí không thể hiểu được đang đọc cái gì trước mắt. Vì thế để có thể Deep Work dễ dàng thì chúng ta phải có ít nhất một thói quen tốt đang thực hiện mỗi ngày.

*Theo Đức Nhân (Trường doanh nhân HBR).

>> Người Do Thái chiếm đến phân nửa số doanh nhân giàu nhất thế giới, cách họ giúp con lớn lên kiệt xuất càng khiến bất ngờ hơn