Hướng dẫn đăng ký và quản lý hộ tịch Việt Nam ở nước ngoài

Dự thảo Thông tư này hướng dẫn chi tiết Điều 3, Điều 53 của Luật hộ tịch về đăng ký hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài; đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử; cấp bản sao trích lục hộ tịch; cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài; quản lý nhà nước về hộ tịch; việc quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến tại Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Thẩm quyền đăng ký hộ tịch

Theo dự thảo, cơ quan đại diện thực hiện đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 Luật hộ tịch, đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử theo quy định của pháp luật; cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Sổ hộ tịch; cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài.

Cơ quan đại diện trao đổi với cơ quan chức năng của sở tại để xác định thẩm quyền đăng ký hộ tịch, phù hợp với pháp luật Việt Nam, pháp luật của nước tiếp nhận và điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Đối với những nước mà Việt Nam có từ hai Cơ quan đại diện trở lên thì thẩm quyền đăng ký hộ tịch thuộc Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự mà người yêu cầu cư trú.

Đối với những nước chưa có Cơ quan đại diện thì việc đăng ký hộ tịch được thực hiện tại Cơ quan đại diện tại nước kiêm nhiệm hoặc Cơ quan đại diện thuận tiện nhất.

Thủ tục nộp hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đăng ký hộ tịch

Việc nộp, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện được thực hiện theo quy định tại Điều 3 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, Điều 12 Nghị định 87/2020/NĐ-CP, các Điều 2, 3, 4, 5 của Thông tư số 04/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch và hướng dẫn sau đây:

1. Trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ con thì các bên phải trực tiếp thực hiện tại Cơ quan đại diện, nhưng một bên có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại Cơ quan đại diện mà không phải có văn bản ủy quyền của bên còn lại.

Đối với các việc đăng ký hộ tịch khác hoặc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, cấp bản sao trích lục hộ tịch thì người yêu cầu có thể trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện. Hồ sơ đăng ký hộ tịch có thể được nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện, hoặc gửi qua hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến.

2. Khi có yêu cầu giải quyết thủ tục đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện, người yêu cầu phải xuất trình bản chính một trong các giấy tờ sau đây: hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp còn giá trị sử dụng (sau đây gọi là giấy tờ tùy thân) để chứng minh nhân thân; giấy tờ chứng minh đang cư trú tại nước sở tại. Cơ quan đại diện kiểm tra, chụp và xác nhận bản chụp đã đối chiếu đúng với bản chính để lưu hồ sơ. Trường hợp gửi hồ sơ qua đường bưu điện thì nộp bản sao các giấy tờ nêu trên đã được chứng thực hợp lệ.

Trường hợp người yêu cầu là công dân Việt Nam, đã được cấp số định danh cá nhân và Cơ quan đại diện đã kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì xuất trình bản chính giấy tờ có số định danh cá nhân (nếu nộp trực tiếp) hoặc nộp bản chụp giấy tờ này (nếu nộp qua đường bưu điện).

3. Cơ quan đại diện tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến phù hợp với mức độ triển khai dịch vụ công trực tuyến tại Cơ quan đại diện. Trường hợp chưa tiếp nhận giải quyết đăng ký hộ tịch trực tuyến thì phải thông báo trên cổng thông tin điện tử của cơ quan mình hoặc có văn bản thông báo cho người yêu cầu và nêu rõ lý do. Văn bản thông báo có thể gửi qua thư điện tử nếu người yêu cầu có địa chỉ thư điện tử.

4. Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại cấp sử dụng để đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện không phải hợp pháp hóa lãnh sự. Trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của giấy tờ, Cơ quan đại diện yêu cầu giấy tờ phải được chứng nhận lãnh sự của cơ quan có thẩm quyền.

Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước thứ ba cấp sử dụng để đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện phải được hợp pháp hóa theo quy định.

Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ đăng ký hộ tịch phải được dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh và công chứng bản dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật.

5. Khi trả kết quả đăng ký hộ tịch, nếu người yêu cầu nhận kết quả trực tiếp, người trả có trách nhiệm hướng dẫn người yêu cầu đăng ký hộ tịch kiểm tra nội dung giấy tờ hộ tịch và Sổ hộ tịch. Nếu người yêu cầu thấy nội dung đúng, phù hợp với hồ sơ đăng ký hộ tịch thì ký, ghi rõ họ tên trong Sổ hộ tịch; trường hợp yêu cầu nhận kết quả qua đường bưu điện hoặc nhận bản điện tử qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 thì không yêu cầu phải ký Sổ hộ tịch.

6. Đối với các việc hộ tịch sau, người yêu cầu đăng ký hộ tịch phải có mặt tại Cơ quan đại diện để ký vào Sổ hộ tịch và nhận kết quả: khai sinh; kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch; khai tử.

Đối với các việc hộ tịch khác, người yêu cầu đăng ký hộ tịch được lựa chọn nhận kết quả theo một trong các phương thức quy định tại khoản 4 Điều 12 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP.

Trường hợp muốn nhận kết quả qua đường bưu điện, người nộp hồ sơ phải chuẩn bị sẵn bì thư ghi địa chỉ, tem hoặc cước phí gửi bảo đảm trở lại.