Từ 1/7, cán bộ, công chức dùng hồ sơ điện tử gắn số định danh cá nhân

Từ ngày 1/7/2026, mỗi cán bộ, công chức, viên chức sẽ có một hồ sơ điện tử duy nhất, gắn với mã định danh cá nhân trùng với số định danh cá nhân, thay thế căn bản phương thức quản lý hồ sơ giấy truyền thống.

Quy định này được Chính phủ nêu rõ tại Nghị định 27/2026/NĐ-CP ban hành ngày 19/1/2026, quy định về Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức, đánh dấu bước chuyển quan trọng trong tiến trình số hóa quản lý nhân sự khu vực công.

Theo Nghị định, mỗi cán bộ, công chức, viên chức được quản lý bằng một hồ sơ điện tử duy nhất, phục vụ công tác quản lý, tra cứu trên môi trường điện tử.

Hồ sơ điện tử bao gồm sơ yếu lý lịch điện tử và các thành phần hồ sơ khác được tạo lập từ dữ liệu về cán bộ, công chức, viên chức trong suốt quá trình công tác, từ khi được tuyển dụng, bầu cử cho đến khi thôi việc hoặc nghỉ hưu.

Việc thống nhất sử dụng số định danh cá nhân làm mã định danh hồ sơ điện tử nhằm chuẩn hóa dữ liệu, khắc phục tình trạng trùng lặp, phân mảnh thông tin đã tồn tại trong nhiều năm qua.

Sơ yếu lý lịch điện tử được tạo lập đồng thời với hồ sơ điện tử và gắn với một hồ sơ duy nhất, sử dụng chung mã định danh.

Cấu trúc sơ yếu lý lịch điện tử được xây dựng phù hợp với quy định pháp luật về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, bảo đảm kế thừa dữ liệu hiện có, hạn chế phát sinh thủ tục mới. Nguồn dữ liệu để tạo lập sơ yếu lý lịch điện tử được lấy trực tiếp từ các hệ thống quản lý cán bộ, công chức, viên chức.

Nghị định cũng quy định rõ trách nhiệm cập nhật dữ liệu. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thường xuyên cập nhật thông tin, dữ liệu cá nhân khi có thay đổi và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của thông tin đã cung cấp.

Cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm cập nhật các dữ liệu phát sinh từ nghiệp vụ quản lý và đồng bộ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia trong thời hạn không quá ba ngày làm việc kể từ khi có thông tin mới.

Đối với dữ liệu phát sinh trực tiếp từ các hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức, viên chức, việc cập nhật và đồng bộ phải hoàn tất chậm nhất một ngày sau khi quy trình nghiệp vụ kết thúc.

Trường hợp dữ liệu phát sinh từ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức khác, cơ quan chủ quản Cơ sở dữ liệu quốc gia sẽ phối hợp đồng bộ định kỳ hằng tuần. Nếu hệ thống chưa đáp ứng yêu cầu kết nối, dữ liệu sẽ được cập nhật trực tiếp vào hồ sơ điện tử.

Một điểm đáng chú ý là hồ sơ điện tử trong Cơ sở dữ liệu quốc gia sẽ được sử dụng thay thế hồ sơ giấy trong công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức.

Trường hợp vì yêu cầu nghiệp vụ cần sử dụng hồ sơ giấy, cơ quan quản lý hoặc đơn vị sử dụng cán bộ, công chức, viên chức được phép khai thác hồ sơ điện tử và chuyển đổi sang bản giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Trong mọi trường hợp, cán bộ, công chức, viên chức không phải chuẩn bị lại các thành phần hồ sơ đã có trong hệ thống.

Nghị định nhấn mạnh nguyên tắc “không yêu cầu lại thông tin”. Cơ quan quản lý và sử dụng cán bộ, công chức, viên chức không được yêu cầu cung cấp lại dữ liệu, hồ sơ đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia, trừ trường hợp thật sự cần thiết nhằm bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, cơ quan, tổ chức.

Khi phát hiện thông tin sai lệch, các bên liên quan có trách nhiệm cập nhật, chỉnh sửa dữ liệu thuộc phạm vi thẩm quyền của mình.

Việc truy cập và khai thác hồ sơ điện tử được kiểm soát chặt chẽ. Tổ chức, cá nhân có thẩm quyền chỉ được truy cập, xem hồ sơ điện tử khi có sự đồng ý của cán bộ, công chức, viên chức bằng thông điệp điện tử; người cung cấp quyền truy cập có quyền rút lại ý kiến đã đồng ý.

Trường hợp phục vụ công tác cán bộ, cơ quan quản lý hoặc đơn vị sử dụng được phép truy cập hồ sơ điện tử trong phạm vi nhiệm vụ, đồng thời có nghĩa vụ bảo mật thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật.

Đối với hồ sơ, dữ liệu điện tử thuộc danh mục bí mật nhà nước, Nghị định yêu cầu triển khai các biện pháp bảo đảm an toàn trong quản lý, lưu trữ, truyền đưa và sử dụng trên môi trường điện tử. Việc sao lưu, trích xuất và sử dụng các dữ liệu này phải tuân thủ nghiêm quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và cơ yếu.

Bộ Nội vụ là cơ quan chủ quản Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức, chịu trách nhiệm xây dựng, vận hành và khai thác hệ thống.