Vận hành hiệu quả 'Văn phòng số' tại Bộ TT&TT

Trong 2 ngày 26, 27/9 tại Vĩnh Phúc, Bộ TT&TT tổ chức Hội nghị tập huấn công tác văn phòng năm 2023 - triển khai hệ thống thông tin báo cáo và kết nối với hệ thống thông tin báo cáo quốc gia.

Hội nghị có sự tham dự của gần 200 học viên là các đại biểu đại diện cho lãnh đạo và chuyên viên các Sở TT&TT địa phương, đại diện lãnh đạo các cơ quan, doanh nghiệp cùng các báo cáo viên đến từ Vụ Thư ký, Vụ Tổng hợp - Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ.

Chương trình tập huấn vận dụng linh hoạt các hình thức, phương pháp kết hợp giữa trao đổi tập trung với việc tự nghiên cứu của các cá nhân; giữa nghiên cứu lý luận với trao đổi kinh nghiệm thực tế ở một số đơn vị nhằm giải đáp những vấn đề, vướng mắc mà các học viên gặp phải trong quá trình thực thi công vụ và nghiệp vụ.

Nội dung tập huấn tập trung vào phổ biến quy định chế độ báo cáo định kỳ thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ TT&TT theo Thông tư 02 năm 2023 của Bộ; giới thiệu một số thay đổi trong dự thảo Quy chế làm việc của Bộ TT&TT liên quan đến các cơ quan, đơn vị; giới thiệu, hướng dẫn sử dụng và giải đáp thắc mắc đối với Nền tảng Quản lý điều hành phục vụ công tác văn phòng…

Phát biểu chỉ đạo tại Hội nghị, Thứ trưởng Bộ TT&TT Phạm Đức Long nhấn mạnh, công tác văn phòng trong những năm gần đây ngày càng đòi hỏi phải có sự thay đổi về mặt tổ chức, nghiệp vụ để đáp ứng những yêu cầu ngày càng khắt khe hơn của thực tế công việc, đặc biệt là công tác chuyển đổi số trong hoạt động văn phòng.

Thứ trưởng yêu cầu Văn phòng Bộ cần khẩn trương hoàn thành các nhiệm vụ liên quan để triển khai có hiệu quả "Văn phòng số" với các nền tảng dùng chung như Cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử, Hệ thống theo dõi nhiệm vụ, Hệ thống Quản lý điều hành tích hợp các chức năng...

Thứ trưởng Phạm Đức Long cũng đề nghị các học viên tiếp tục nghiên cứu, vận dụng những kiến thức đã được truyền đạt, phổ biến tại Hội nghị phù hợp với tình hình thực tiễn, yêu cầu nhiệm vụ để công tác nghiên cứu, tham mưu, tổ chức thực hiện ngày càng thiết thực, hiệu quả.

Giới thiệu và hướng dẫn sử dụng Nền tảng Quản lý điều hành do Văn phòng Bộ vận hành, bà Hoàng Thị Phương Lựu, Chánh Văn phòng Bộ TT&TT cho biết: Chuyển đổi số trong công tác văn phòng giúp nâng cao hiệu quả trong công tác chỉ đạo, điều hành và quản lý nhà nước của Bộ TT&TT trong việc triển khai các nhiệm vụ do Chính phủ phân công.

Chuyển đổi số công tác văn phòng còn góp phần đảm bảo tính kịp thời, chính xác trong việc thu thập, tổng hợp số liệu phục vụ công tác báo cáo thường xuyên, đột xuất theo yêu cầu của Thủ tướng Chính phủ và các Bộ, ngành liên quan. Đồng thời, đảm bảo truyền tải đúng nội dung chỉ đạo, đảm bảo về tiến độ thực hiện và trách nhiệm của các đơn vị liên quan.

Thông tin thêm về việc triển khai "Văn phòng số", Văn phòng Bộ TT&TT cho biết thời gian qua Lãnh đạo Bộ đã luôn sát sao chỉ đạo việc hoàn thiện và vận hành hiệu quả “Văn phòng số”, từ đó giảm tải các quy trình thủ tục trung gian.

Bốn nhiệm vụ trọng tâm đã được Lãnh đạo Bộ đặc biệt lưu ý, trong đó có việc phát triển Cơ sở dữ liệu Lưu trữ điện tử của Bộ TT&TT tích hợp với Hệ thống quản lý văn bản điều hành của Bộ trên hệ thống tập trung để nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động văn thư, lưu trữ đảm bảo thống nhất quản lý công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành và hướng dẫn của Bộ Nội vụ. Ứng dụng công nghệ tìm kiếm thông minh và AI vào lưu trữ điện tử để hỗ trợ người dùng một cách tốt nhất, thuận tiện nhất.

Xây dựng và hoàn thiện Hệ thống theo dõi nhiệm vụ của Bộ TT&TT để đôn đốc việc thực hiện các nhiệm vụ do Bộ trưởng và Lãnh đạo Bộ giao đơn vị thực hiện; theo dõi và kết nối trực tuyến với các hệ thống theo dõi nhiệm vụ của các Sở TT&TT để đảm bảo các nhiệm vụ Bộ giao Sở triển khai đều được thực hiện nghiêm túc và đúng hạn, đúng định hướng. Kết nối chia sẻ với Hệ thống nhiệm vụ của Văn phòng chính phủ để cập nhật tự động tiến độ các công việc do Chính phủ giao.

Kết nối hoạt động công tác Văn phòng, chia sẻ kinh nghiệm đến các cán bộ làm công tác Văn phòng thuộc các cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp trong ngành TT&TT. 

Cùng với đó, xây dựng, hoàn thiện và bổ sung dữ liệu số về thông tin, hoạt động và lịch sử của ngành TT&TT bao gồm tất cả thông tin dữ liệu về các truyền thống lịch sử ngành, quá trình hình thành và phát triển; dữ liệu về các công trình và hiện vật lịch sử được số hóa 3D...

Kết thúc hội nghị, Chánh Văn phòng Bộ TT&TT Hoàng Thị Phương Lựu tin tưởng rằng các nội dung được phổ biến tại Hội nghị lần này sẽ góp phần giúp cho đội ngũ cán bộ làm công tác Văn phòng tại các đơn vị trực thuộc Bộ và các Sở TT&TT địa phương từng bước nâng cao trình độ, nắm vững các quy định, quy trình, phương pháp, nghiệp vụ và kỹ năng xử lý tình huống trong quá trình thực hiện nhiệm vụ tham mưu, hậu cần phục vụ Lãnh đạo từ Trung ương đến cơ sở.