Đề xuất cấp sổ hồng điện tử lần đầu: Đưa cả quy trình cấp giấy lên không gian số

Thay vì để người dân đi qua nhiều khâu hồ sơ trực tiếp, một đề xuất mới hướng tới việc số hóa toàn bộ quy trình cấp Giấy chứng nhận lần đầu, từ kê khai nguồn gốc đất, xác minh tranh chấp đến ký số và lưu trữ trên hệ thống dữ liệu đất đai.

Một thủ tục vốn gắn với hồ sơ giấy, xác nhận của nhiều cơ quan và không ít lần đi lại đang được đề xuất chuyển sang một cách tiếp cận khác: người dân tạo lập hồ sơ trên môi trường số, cơ quan quản lý xử lý trên cùng hệ thống dữ liệu và kết quả được phát hành dưới dạng điện tử.

Đây là đề xuất của Viện Kinh tế Tài nguyên và Môi trường, trong bối cảnh việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu tại một số địa phương được Viện đánh giá đang gặp vướng mắc sau khi mô hình chính quyền địa phương 2 cấp đi vào vận hành.

Theo Viện, tại TP. HCM, trong 5 tháng đầu năm 2026, 168 phường, xã chỉ cấp mới 15 Giấy chứng nhận lần đầu. Viện trưởng Phạm Viết Thuận cho rằng một trong những nguyên nhân là chính quyền cấp xã còn mới trong việc cập nhật, quản lý dữ liệu đất đai; cùng với đó là tâm lý thận trọng, lo ngại sai sót trong quá trình xử lý hồ sơ.

Từ thực tế này, Viện kiến nghị nghiên cứu thực hiện cấp Giấy chứng nhận lần đầu trên không gian số, thông qua phần mềm chuyên biệt trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Không chỉ “nộp sổ online”

Nếu chỉ chuyển hồ sơ giấy thành hồ sơ điện tử, thay đổi đối với người dân sẽ không quá lớn. Điểm đáng chú ý trong đề xuất lần này là toàn bộ chuỗi xử lý được thiết kế lại theo hướng số hóa.

Người sử dụng đất có thể truy cập Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh liên thông để tạo hồ sơ điện tử. Thông tin thửa đất được xác định trên nền tảng bản đồ địa chính số; người đề nghị cấp giấy ký số vào văn bản cam kết về nguồn gốc sử dụng đất và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin kê khai.

Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, hệ thống sẽ chuyển tới UBND cấp xã, phường nơi có đất.

Địa phương thực hiện niêm yết thông tin đề nghị cấp Giấy chứng nhận trên trang thông tin điện tử của UBND cấp xã và hệ thống truyền thanh trong 15 ngày. Nếu hết thời gian này không phát sinh đơn thư, theo phương án được Viện đề xuất, Chủ tịch UBND cấp xã ký số xác nhận tình trạng không tranh chấp.

Hồ sơ tiếp tục được liên thông tới cơ quan đăng ký đất đai cấp trên để xử lý các bước tiếp theo. Như vậy, thay vì người dân phải tự mang từng bộ giấy tờ qua các cơ quan, dòng chảy của hồ sơ được chuyển sang dữ liệu điện tử giữa các cơ quan quản lý.

Một thửa đất, một mã định danh

Ở khâu cấp giấy, đề xuất đặt trọng tâm vào việc quản lý thửa đất bằng dữ liệu số. Theo phương án của Viện, hệ thống sẽ cấp một mã định danh duy nhất cho thửa đất theo định dạng quản lý của cơ sở dữ liệu quốc gia về đất đai.

Sau khi được phê duyệt, Giấy chứng nhận điện tử được ký số và lưu trữ trên Hệ thống thông tin quốc gia về đất đai, đồng thời đồng bộ với tài khoản số của công dân.

Cách làm này có thể tạo ra một thay đổi quan trọng: Giấy chứng nhận không còn chỉ được nhìn nhận như một tài liệu mà người dân cầm trên tay, mà trở thành một tập dữ liệu pháp lý gắn với một thửa đất cụ thể trong hệ thống quản lý quốc gia.

Đáng lưu ý, đây không phải là nền tảng pháp lý hoàn toàn mới. Nghị định 101/2024/NĐ-CP đã quy định Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất điện tử là văn bản điện tử được xác thực trong Hệ thống thông tin quốc gia về đất đai và có giá trị pháp lý như Giấy chứng nhận dạng giấy. Việc cấp điện tử được thực hiện khi địa phương bảo đảm các điều kiện về phần mềm, hạ tầng công nghệ thông tin và an toàn thông tin.

Do đó, giá trị của đề xuất nằm nhiều hơn ở việc đẩy sâu quá trình số hóa thủ tục cấp lần đầu, thay vì chỉ tạo thêm một phiên bản điện tử của giấy chứng nhận.

Số hóa để giảm tiếp xúc, nhưng không được bỏ khâu kiểm soát

Viện cho rằng việc chuyển quy trình lên môi trường số có thể giảm tiếp xúc trực tiếp giữa người dân và cán bộ quản lý đất đai, từ đó hạn chế nguy cơ nhũng nhiễu, đồng thời giảm thời gian và chi phí đi lại.

Đây cũng là một trong những lợi ích dễ nhận thấy nhất của mô hình. Tuy nhiên, với thủ tục cấp Giấy chứng nhận lần đầu, đơn giản hóa quy trình không đồng nghĩa với nới lỏng điều kiện cấp giấy.

Luật Đất đai 2024 xác định Giấy chứng nhận là chứng thư pháp lý để Nhà nước xác nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất hợp pháp. Việc cấp giấy vẫn phải dựa trên các điều kiện và căn cứ pháp luật tương ứng với từng trường hợp.

Vì vậy, nếu quy trình được số hóa, những vấn đề cốt lõi như nguồn gốc sử dụng đất, ranh giới, tình trạng tranh chấp, nghĩa vụ tài chính và tính chính xác của dữ liệu vẫn phải được kiểm soát. Nói cách khác, cái được cắt giảm là thao tác hành chính không cần thiết, chứ không phải các bước bảo đảm tính pháp lý của quyền sử dụng đất.

Điểm khó nhất có thể nằm ở dữ liệu cũ

Đây là thách thức lớn nếu muốn biến đề xuất thành một quy trình vận hành trên diện rộng. Đất đai là lĩnh vực mà dữ liệu được hình thành qua nhiều thời kỳ. Không phải thửa đất nào cũng có hồ sơ đầy đủ, thống nhất và được cập nhật cùng một chuẩn.

Một sai khác về diện tích, thông tin chủ sử dụng, nguồn gốc đất hoặc tình trạng tranh chấp nếu tồn tại trong dữ liệu đầu vào sẽ không tự biến mất chỉ vì hồ sơ được đưa lên môi trường số. Thậm chí, khi dữ liệu điện tử trở thành cơ sở để cơ quan Nhà nước giải quyết thủ tục, yêu cầu về độ chính xác còn cao hơn trước.

Đây cũng là lý do đề xuất của Viện đặt người kê khai vào vị trí chịu trách nhiệm về thông tin cung cấp, đồng thời thiết kế bước niêm yết công khai trước khi xác nhận tình trạng không tranh chấp.

Nếu dữ liệu sai, phải có đường lui

Một nội dung khác trong đề xuất liên quan đến cách xử lý khi phát hiện tranh chấp, sai sót hoặc gian lận sau khi cấp giấy.

Theo phương án được Viện đưa ra, nếu phát sinh tranh chấp, dữ liệu liên quan đến thửa đất có thể được khóa tạm thời để ngăn việc tiếp tục thực hiện các giao dịch như chuyển nhượng, thế chấp trái phép; tranh chấp được giải quyết theo quy định của pháp luật.

Trong trường hợp phát hiện sai sót hoặc gian lận, Viện đề xuất Giấy chứng nhận điện tử có thể được hủy trên hệ thống dữ liệu đất đai, đồng thời cập nhật trạng thái của mã định danh thửa đất để xử lý lại dữ liệu gốc. Đây là một yêu cầu quan trọng của quản trị đất đai trên môi trường số khi không chỉ cấp giấy nhanh hơn mà còn phải sửa sai minh bạch hơn.

Bởi một khi quyền sử dụng đất đã được gắn với dữ liệu điện tử và dữ liệu đó được các cơ quan khai thác, một sai lệch không còn đơn thuần là lỗi trên một tờ giấy. Nó có thể ảnh hưởng tới giao dịch, thế chấp, chuyển nhượng và quyền tài sản của người dân.

“Sổ hồng điện tử” sẽ chỉ có ý nghĩa nếu dữ liệu đủ tin cậy

Đề xuất cấp Giấy chứng nhận lần đầu trên không gian số vì thế đặt ra một câu chuyện lớn hơn chuyện giảm vài lần đi lại. Đó là chuyển cách Nhà nước quản lý quyền sử dụng đất từ hồ sơ sang dữ liệu.

Muốn làm được điều này, dữ liệu phải đủ sạch; hệ thống phải liên thông; mỗi thao tác phải có dấu vết; trách nhiệm của người kê khai và cơ quan xác nhận phải được phân định rõ; đồng thời phải có cơ chế sửa sai khi dữ liệu không chính xác.

Luật Đất đai 2024 đã đặt nền tảng cho Hệ thống thông tin quốc gia về đất đai, còn Nghị định 101/2024/NĐ-CP đã có quy định về Giấy chứng nhận điện tử. Vì vậy, vấn đề còn lại không đơn giản là “có nên cấp sổ hồng điện tử hay không” mà câu hỏi lớn hơn là làm thế nào để một Giấy chứng nhận được tạo ra từ dữ liệu số có độ tin cậy đủ cao để Nhà nước sử dụng, người dân dựa vào và thị trường có thể giao dịch an toàn.

Nếu giải được bài toán đó, số hóa cấp Giấy chứng nhận lần đầu mới thực sự là một cuộc cải cách thủ tục đất đai, thay vì chỉ chuyển một bộ hồ sơ giấy lên màn hình máy tính.