Hóa đơn ghi 100 triệu nhưng giao dịch chỉ 90 triệu, xử lý khoản chênh thế nào để không sai tiếp? Đại diện Cục Thuế giải đáp

Tại chương trình livestream “Đồng hành cùng doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh năm 2026”, do Cục Thuế triển khai mới đây, một nội dung được nhiều kế toán, doanh nghiệp quan tâm là cách xử lý khi hóa đơn điện tử đã lập nhưng phát hiện sai sót.

Theo bà Trương Phương Thảo - Chuyên viên Ban Chính sách, thuế quốc tế, Cục Thuế, khi phát hiện hóa đơn có sai sót, người nộp thuế không nên mặc định theo thói quen cũ là hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới.

Điều quan trọng trước tiên là phải xác định chính xác hóa đơn sai ở đâu, sai chỉ tiêu nào và thuộc trường hợp xử lý nào. Từ đó mới có thể lựa chọn phương án thông báo sai sót, điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn phù hợp.

Hóa đơn 100 triệu, thực tế chỉ 90 triệu: 10 triệu phải ghi âm

Một tình huống cụ thể được đưa ra trong chương trình: hóa đơn ban đầu ghi giá trị 100 triệu đồng, nhưng sau khi kiểm tra, giá trị thực tế của giao dịch chỉ còn 90 triệu đồng.

Theo đại diện Cục Thuế, số tiền chênh lệch trong trường hợp này là 10 triệu đồng giảm so với giá trị đã ghi trên hóa đơn. Do đó, nếu doanh nghiệp lựa chọn phương án hóa đơn điều chỉnh, khoản chênh lệch 10 triệu đồng sẽ được thể hiện bằng số âm trên hóa đơn điều chỉnh, nhằm phản ánh đúng giá trị thực tế của giao dịch.

Ngược lại, nếu hóa đơn ban đầu chỉ ghi 90 triệu đồng nhưng giá trị thực tế là 100 triệu đồng, doanh nghiệp phải điều chỉnh tăng thêm 10 triệu đồng và thể hiện bằng số dương.

Có thể hiểu đơn giản: hóa đơn ghi thiếu thì điều chỉnh tăng, ghi số dương; hóa đơn ghi thừa thì điều chỉnh giảm, ghi số âm.

Tuy nhiên, việc điều chỉnh không chỉ dừng ở một con số. Đại diện Cục Thuế lưu ý, một chỉ tiêu thay đổi có thể kéo theo nhiều chỉ tiêu khác trên hóa đơn cũng thay đổi.

Chẳng hạn, nếu số lượng hoặc đơn giá bị sai, điều này có thể làm thay đổi thành tiền, tiền thuế và tổng số tiền thanh toán. Vì vậy, kế toán cần rà soát đồng bộ các chỉ tiêu liên quan thay vì chỉ sửa riêng khoản tiền bị phát hiện sai.

Đã chọn điều chỉnh hay thay thế, phải nhất quán

Một điểm đáng chú ý khác được đại diện Cục Thuế nêu là khi doanh nghiệp đã lựa chọn phương án xử lý hóa đơn sai sót thì cần tiếp tục thực hiện theo phương án đó trong các lần xử lý tiếp theo.

Nếu lần đầu doanh nghiệp lựa chọn hóa đơn điều chỉnh, khi tiếp tục phát hiện sai sót thì thực hiện điều chỉnh. Nếu đã lựa chọn hóa đơn thay thế, các lần xử lý tiếp theo cũng tiếp tục theo phương án thay thế.

Theo bà Thảo, nguyên tắc này nhằm bảo đảm tính nhất quán trong quá trình xử lý hóa đơn điện tử. Về bản chất, hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế đều nhằm đưa hóa đơn đã lập sai về đúng với giao dịch kinh tế thực tế. Tuy nhiên, cách thức thực hiện khác nhau.

Thông thường, người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn. Một số trường hợp đặc thù, như hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền hoặc hóa đơn liên quan đến đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu, sẽ áp dụng phương án hóa đơn thay thế theo quy định.

Sai hóa đơn không phải cứ hủy rồi xuất lại

Theo đại diện Cục Thuế, một trong những nguyên nhân khiến kế toán dễ xử lý sai hóa đơn điện tử là vẫn giữ thói quen từ thời sử dụng hóa đơn giấy. Trước đây, khi hóa đơn giấy có sai sót, cách xử lý quen thuộc là hủy hóa đơn cũ rồi lập hóa đơn mới. Tuy nhiên, với hóa đơn điện tử, người nộp thuế cần xác định rõ nội dung sai và chỉ tiêu sai trước khi quyết định cách xử lý.

Có trường hợp chỉ cần thực hiện thông báo sai sót theo mẫu 04; nhưng cũng có trường hợp phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Chẳng hạn, nếu hóa đơn chỉ sai tên hoặc địa chỉ của người mua và các chỉ tiêu khác không sai, người bán có thể thực hiện thông báo sai sót theo quy định thay vì lập ngay hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Trong khi đó, nếu sai các nội dung quan trọng như mã số thuế của người mua, đơn giá, thành tiền, tiền thuế..., người nộp thuế phải xác định phương án điều chỉnh hoặc thay thế phù hợp.

Để hạn chế việc “sửa sai thành sai tiếp”, đại diện Cục Thuế cho rằng kế toán cần đối chiếu hóa đơn với các chứng từ gốc của giao dịch. Các tài liệu cần rà soát gồm hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao, chứng từ liên quan; đồng thời đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế, đơn giá và các thành phần khác trên hóa đơn.

Đây là bước đặc biệt quan trọng bởi một lỗi ban đầu có thể kéo theo hàng loạt chỉ tiêu khác.

Ví dụ, số lượng hàng hóa bị ghi sai trong khi đơn giá đúng có thể khiến thành tiền, tiền thuế và tổng tiền thanh toán cũng bị sai theo. Nếu chỉ sửa một chỉ tiêu mà không rà soát toàn bộ, hóa đơn sau điều chỉnh vẫn có nguy cơ tiếp tục sai.