7 bước cần làm khi chuyển từ thuế khoán sang kê khai, hộ kinh doanh cần đặc biệt chú ý

Từ ngày 1/1/2026, hình thức thuế khoán sẽ bị bãi bỏ, hơn 5 triệu hộ và cá nhân kinh doanh sẽ chuyển sang cơ chế tự kê khai, nộp thuế.

Việc chính thức bỏ thuế khoán và chuyển sang kê khai thuế đánh dấu bước thay đổi quan trọng trong quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Theo đó, cơ quan thuế sẽ không còn ấn định mức thuế cố định như trước, mà yêu cầu người nộp thuế thực hiện kê khai doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế theo thực tế phát sinh.

Cách làm này nhằm tăng tính minh bạch, công bằng giữa các chủ thể kinh doanh, hạn chế thất thu ngân sách, đồng thời phù hợp với xu hướng quản lý thuế hiện đại, gắn với hóa đơn điện tử và chuyển đổi số. Dù có thể tạo áp lực ban đầu cho hộ kinh doanh nhỏ lẻ trong sổ sách, kê khai, nhưng về dài hạn, đây được kỳ vọng sẽ tạo môi trường kinh doanh minh bạch, chuyên nghiệp và bình đẳng hơn.

Bà Lê Thị Duyên Hải, Phó tổng thư ký Hội Tư vấn thuế, khuyến nghị 7 bước chuẩn bị với hộ, cá nhân kinh doanh khi chuyển từ khoán sang kê khai. Những bước ấy như sau:

Bước 1: Rà soát doanh thu thực tế để xác định nhóm hộ kinh doanh

Tất cả hộ kinh doanh cần rà soát doanh thu thực tế 2025, dự kiến doanh thu 2026, xác định nhóm Hộ kinh doanh. Đồng thời, trên cơ sở mô hình hoạt động kinh doanh để lựa chọn phương pháp tính thuế, chế độ kế toán áp dụng, phần mềm giải pháp cho hoạt động bán hàng, kế toán, hóa đơn, khai thuế tương ứng với quy mô thuộc nhóm.

Cách tính thuế đối với 4 nhóm hộ kinh doanh theo quy định mới từ năm 2026 như sau:

- Doanh thu dưới 500 triệu đồng: Hộ tạm thời không phải kê khai thuế theo quý, không bắt buộc sử dụng hóa đơn, không phải ghi sổ kế toán và không phát sinh nghĩa vụ nộp thuế GTGT, TNCN trong năm 2026. Nếu cuối năm doanh thu vượt ngưỡng, hộ sẽ kê khai doanh thu thực tế và nộp thuế phát sinh vào ngày 31/1/2027, hầu như không phát sinh tiền chậm nộp hay xử phạt.

- Trường hợp có doanh thu vượt 500 triệu trong: Hộ kinh doanh sẽ nộp thuế theo phương pháp trực tiếp:

Doanh thu x (nhân) với tỉ lệ % theo quy định của Luật thuế GTGT số 48 năm 2024.

Đối với thuế thu nhập cá nhân (TNCN), hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm không phải nộp thuế này.

Khi hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu vượt ngưỡng 500 triệu thì thuế TNCN được xác định bằng:

Thu nhập tính thuế x (nhân) với mức thuế suất theo quy định.

Trong đó, thu nhập tính thuế được xác định bằng: Doanh thu bán ra - (trừ) chi phí liên quan đến sản xuất, kinh doanh trong kỳ tính thuế.

Cụ thể như sau:

Hộ kinh doanh có mức doanh thu từ trên 500 triệu đến 3 tỉ đồng/năm: Áp dụng mức thuế suất 15%.

Hộ kinh doanh có doanh thu trên 3 tỉ đồng đến dưới 50 tỉ đồng/năm: Mức thuế suất là 17%.

Hộ kinh doanh có doanh thu trên 50 tỉ đồng/năm: Thuế suất quy định là 20%.

Đáng chú ý, hộ, cá nh​ân kinh doanh có mức doanh thu trên 500 triệu đến dưới 3 tỉ đồng được quyền lựa chọn phương pháp tính thuế TNCN theo cả 2 cách tính gồm:

Thu nhập tính thuế x (nhân) mức thuế suất 15% hoặc doanh thu tính thuế x (nhân) mức thuế theo quy định.

Việc xác định đúng nhóm hộ ngay từ đầu năm 2026 là yếu tố then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến thủ tục và nghĩa vụ thuế, đồng thời giúp hộ chủ động tuân thủ và tối ưu số thuế phải nộp.

Bước 2: Tiến hành kiểm kê hàng tồn kho vào thời điểm chuyển đổi (nếu có) - (nếu doanh thu trên ngưỡng)

Chỉ các hộ áp dụng phương pháp doanh thu trừ chi phí mới phải tính đến hàng tồn kho khi xác định thuế TNCN. Với các hộ có doanh thu dưới 3 tỷ, áp dụng tỷ lệ trên doanh thu, hàng tồn kho không phải căn cứ tính thuế mà chỉ nhằm chứng minh nguồn gốc, tính hợp pháp của hàng hóa.

Việc không có hóa đơn đầu vào nhưng có hàng tồn kho vẫn không cản trở việc xuất hóa đơn bán ra. Tuy nhiên, hàng tồn kho vẫn cần thiết để chứng minh nguồn gốc hàng hóa, chứ không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của nhóm dưới 3 tỷ. Riêng nhóm trên 3 tỷ, tồn kho là yếu tố quan trọng khi tính thuế. Tùy nhóm doanh thu, hộ cần chủ động kiểm kê phù hợp

Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Hộ kinh doanh có doanh thu dự kiến từ một tỷ đồng trở lên bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Chuyên gia khuyến nghị các hộ (kể cả đang áp dụng thuế khoán) nên đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sớm để "tập dượt", làm quen thao tác trước khi quy định có hiệu lực chính thức.

Bước 4: Chuẩn bị sổ sách kế toán

Các hộ có doanh thu thuộc diện phải nộp thuế (500 triệu đồng trở lên) cần thiết lập hệ thống sổ sách kế toán để ghi chép doanh thu, chi phí minh bạch ngay từ đầu kỳ tính thuế mới.

Bước 5: Thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh, thuế

Thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế theo cơ chế một cửa liên thông hoặc trực tiếp tại cơ quan thuế để đăng ký phương pháp tính thuế (nếu có thay đổi so với hiện tại).

Đăng ký đúng giúp tránh rủi ro bị xử phạt và tránh bị chuyển thu nhập sang diện tiền lương, tiền công (thuế lũy tiến tới 35%). Với nhiều trường hợp (dạy thêm, đại lý, cho thuê nhà…), đăng ký kinh doanh còn giúp tối ưu nghĩa vụ thuế

Bước 6: Tách tài khoản ngân hàng cho hoạt động kinh doanh

Hộ kinh doanh cần có tài khoản ngân hàng riêng phục vụ hoạt động kinh doanh và khai báo đầy đủ với cơ quan thuế. Tài khoản có thể đứng tên chủ hộ hoặc thành viên trong hộ. Nếu không khai báo, cơ quan thuế có thể ấn định doanh thu hoặc tính thuế toàn bộ dòng tiền vào tài khoản như thu nhập cá nhân, thậm chí xem là thu nhập chưa kê khai. Việc tách và khai báo tài khoản nên hoàn tất ngay trong tháng 12/2025 để sẵn sàng cho năm 2026.

Bước 7: Thực hiện kê khai thuế

Với hộ doanh thu dưới 50 tỷ đồng, kỳ kê khai đầu tiên sẽ là quý I/2026 (nộp tờ khai trước 30/4/2026). Dù thời điểm kê khai muộn hơn, hộ kinh doanh phải chuẩn bị về sổ sách, hóa đơn... từ 1/1/2026.

Tháng 1-4/2026 là khoảng thời gian quan trọng để hộ kinh doanh rà soát chứng từ, doanh thu, chi phí. Đây là lúc họ có thể điều chỉnh, đảm bảo số liệu kê khai thuế phù hợp với doanh thu thực tế.

Lưu ý, hộ kinh doanh phải hoàn tất xác thực định danh điện tử và sử dụng chữ ký số để khai thuế, xuất hóa đơn điện tử qua eTax Mobile. Hiện nhiều nhà cung cấp đã hỗ trợ miễn phí phần mềm và chữ ký số cho hộ kinh doanh mới.