Gỡ khó cho hộ kinh doanh: Mua lá chuối của nông dân, không hóa đơn thì phải hạch toán chi phí và kê khai thế nào?

Đối với các hộ kinh doanh nhỏ lẻ, đặc biệt trong lĩnh vực thực phẩm, việc thu mua nguyên liệu trực tiếp từ nông dân thường gặp nhiều vướng mắc do không có hóa đơn đầu vào. Theo các chuyên gia, để vừa tuân thủ đúng quy định pháp luật vừa bảo đảm các khoản chi phí được tính hợp lệ, hộ kinh doanh cần nắm rõ quy trình lập bảng kê cũng như các điều kiện thanh toán theo quy định.

Tại tọa đàm trực tuyến với chủ đề “Xóa bỏ thuế khoán - Hộ kinh doanh sẵn sàng thực hiện kê khai, nộp thuế điện tử từ 01/01/2026” vừa diễn ra, một người dân đã nêu câu hỏi: “Tôi kinh doanh đặt sẵn nem. Nguyên liệu chủ yếu là lá chuối và các loại lá khác mua từ người dân, là nông dân trực tiếp trồng trọt nên không có hóa đơn đầu vào. Hiện tôi chưa biết phải hạch toán chi phí như thế nào để tuân thủ đúng quy định về thuế, đặc biệt là việc kê khai điện tử".

Giải đáp vấn đề này, bà Nguyễn Thị Thu Lương, Phó Trưởng Thuế cơ sở 3, cho biết tình trạng thiếu hóa đơn đầu vào hiện là khó khăn phổ biến của nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ, nhất là khi mua hàng hóa từ các hộ trực tiếp sản xuất, trồng trọt, không tham gia hoạt động kinh doanh thương mại thường xuyên.

Bà Lương giải thích, theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa từ người trực tiếp sản xuất, trực tiếp bán ra thì được phép lập bảng kê.

Do đó, đối với hộ kinh doanh mua lá chuối hoặc các loại lá từ những người trực tiếp trồng trọt, không phải là người kinh doanh thường xuyên, thì hoàn toàn có thể lập bảng kê thu mua để chứng minh nguồn đầu vào. Bà cho rằng, đây là chứng từ quan trọng để thay thế cho hóa đơn trong hồ sơ kế toán của cơ sở.

Tuy nhiên, để bảng kê thu mua được coi là chứng từ hợp lệ khi cơ quan thuế kiểm tra, tính xác thực của thông tin là yếu tố then chốt. Bà Lương nhấn mạnh rằng trên bảng kê cần ghi nhận đầy đủ thông tin của người bán, bao gồm: họ tên, địa chỉ và số căn cước công dân (CCCD).

"Việc thu thập số CCCD của người nông dân không chỉ phục vụ công tác đối chiếu sau này mà còn giúp cơ quan chức năng xác minh tính thực chất của dòng tiền. Điều này đặc biệt quan trọng khi quy mô kinh doanh mở rộng và doanh thu tăng cao, đòi hỏi sự minh bạch tuyệt đối trong hoạt động mua bán", bà Lương nhận định.

Bổ sung thêm về lộ trình thực hiện pháp luật thuế, ông Ngô Đình Hùng, Phó trưởng Thuế TP. Đà Nẵng, cho biết không phải mọi hộ kinh doanh đều bắt buộc phải xuất hóa đơn ngay lập tức, nhất là với những hộ có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm.

Dù vậy, hộ kinh doanh cần lưu ý một quy định nghiêm ngặt về phương thức thanh toán để đảm bảo chi phí được trừ. Theo ông Hùng, đối với các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, hộ kinh doanh bắt buộc phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng.

Cũng theo ông Hùng, quá trình chi trả, giao dịch qua ngân hàng có thể giúp chứng minh giao dịch có thực, từ đó khoản chi này mới được tính là chi phí hợp lệ khi kê khai thuế điện tử.

Để sẵn sàng bước vào giai đoạn thực hiện kê khai điện tử từ ngày 1/1/2026, việc hiểu và áp dụng đúng quy định về bảng kê cũng như phương thức thanh toán không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật mà còn tạo thuận lợi cho công tác hạch toán, kê khai và quản lý tài chính lâu dài.