Ngành nghề không trường đại học nào đào tạo nhưng doanh nghiệp nào cũng cần

Công việc ổn định, lương cao cùng cơ hội thăng tiến rộng mở là những lý do khiến nhiều bạn trẻ ngày nay chọn nghề thư ký để phát triển sự nghiệp. Tuy nhiên, mấy ai biết đến những khó khăn, thấu hiểu sự vất vả mà người nắm giữ chức vụ này phải đối mặt. Trở thành cánh tay đắc lực của sếp là một điều không dễ, đòi hỏi bạn phải có kiến thức cùng kỹ năng nhất định.

Nghề “không được đào tạo”

Thư kí là người gần gũi nhất với các lãnh đạo trong một nội bộ một công ty, tổ chức hay tập toàn. Cũng chính vì lý do ấy, thu nhập của nghề này luôn luôn ở mức “đáng ngưỡng mộ” với các sinh viên trẻ mới ra trường.

Theo Vietnam Salary, mức lương trung bình nghề thư ký là 9,8 triệu đồng/tháng; phổ biến trong khoảng 7,8 - 11,8 triệu đồng/tháng. Những người có kinh nghiệm làm việc hay giữ vị trí thư kí kinh doanh và liên tục tạo ra những thành tích ấn tượng trong công việc có thể nhận được mức lương cao nhất khoảng 22,5 triệu đồng/tháng.

Ở một số công ty, thư kí và trợ lý giám đốc được hiểu là tương đương nhau vì thế nghiễm nhiên trợ lý giám đốc được nằm trong cơ chế Ban Giám đốc, ngoài khoản lương hàng tháng, các chế độ đãi ngộ khác như bảo hiểm sức khỏe, nghỉ lễ, các khoản thưởng hàng kì hàng tháng cũng rất cao.

Ngoài lợi ích rõ ràng nhất về khoản thu nhập, thư kí cũng là nghề hứa hẹn nhiều mối quan hệ thú vị. Thông thường thư kí/trợ lý giám đốc là người thay mặt giám đốc liên lạc và tiếp các vị khách hàng quan trọng, tham dự các cuộc hội thảo và thiết đãi tại những khách sạn lớn. Ngoài ra, đối với các công ty xuất nhập khẩu hay hợp tác với nước ngoài, cơ hội xuất ngoại dành cho “cánh tay phải” của lãnh đạo là không hiếm.

Lý do nghề thư kí không được đào tạo thành một ngành nghề nhất định bởi lẽ nghề này yêu cầu rất nhiều kĩ năng, kiến thức tổng hợp. Tùy theo hoàn cảnh cụ thể của từng công ty mà yêu cầu giành cho từng vị trí thư kí cũng khác nhau.

Ví dụ như thư kí cho các công ty xuất nhập khẩu phải am hiểu các thủ tục xuất nhập khẩu, nắm rõ luật kinh doanh để đảm bảo không có sai sót trong việc kí hợp đồng – tránh những tổn thất dù nhỏ nhất cho công ty. Thư kí cho các tổ chức nước ngoài lại phải có kinh nghiệm về các thủ tục ngoại giao, qui trình làm việc và tiếp nhận giấy tờ theo chuẩn quốc tế.

Áp lực trở thành người “hoàn hảo”

Ngoài những lợi ích trước mắt, nghề thư kí cũng là một nghề yêu cầu rất khắt khe và không ít stress.

Trước tiên, vì đây là một vị trí cao trong nội bộ công ty/tổ chức nên áp lực làm việc lớn. Khối lượng công việc đối với nghề này thật sự nhiều, từ những việc đối nội như quản lý nhân sự, tổ chức sự kiện cho công ty tới những việc đối ngoại như tạo mối quan hệ tốt với khách hàng, quản lý các thủ tục giấy tờ hoạt động kinh doanh.

Với khối lượng công việc nhiều như vậy, khả năng mắc sai sót là không hiếm – nhất là đối với những tân cử nhân chưa tích lũy được nhiều kinh nghiệm sống. Nhưng một khi đã đặt vào vị trí lãnh đạo, các thư kí lại phải là chuẩn mực để các nhân viên khác trong công ty nhìn vào, có như vậy mới có khả năng thuyết phục và hoàn thành tốt được trách nhiệm của một cánh tay phải cho các lãnh đạo.

Bên cạnh đó, nghề thư kí yêu cầu kiến thức về nhiều mặt trong khi các sinh viên chỉ được đào tạo về một chuyên ngành nhất định nên để nắm bắt được công việc ngay là một thử thách lớn.

Những kỹ năng mà một thư ký cần có

Không chỉ yêu cầu khắt khe về các mặt kiến thức chuyên môn, thư kí còn phải là người có kĩ năng giao tiếp tốt, nhanh nhẹn và linh hoạt trong từng câu từng chữ.

Một thư ký giỏi cần biết xử sự lịch sự, hòa đồng với mọi người. Mức độ hiểu biết về xã hội và khả năng thích ứng nhanh trong mọi hoàn cảnh cũng là yếu tố cần thiết. Bên cạnh đó, khả năng giao tiếp bằng nhiều ngôn ngữ phục vụ cho công việc cũng là một lợi thế khi làm nhân viên thư ký.

Ví dụ như trường hợp chưa đạt được thỏa thuận về giá đối với khách hàng mới, thư từ, email phải có ngôn ngữ kiên định, cứng rắn. Còn với trường hợp tiếp tục phát triển mối quan hệ với khách hàng thân thiết, thư ký lại có một lối xưng hô mềm mỏng, thân thiện.

Chính thức hiện nay chưa có một trường đại học nào đào tạo chuyên ngành “trợ lý/thư kí” nên việc lựa chọn nhân sự cho vị trí này cũng rất rộng. Đa số các công ty đều đặt yêu cầu giỏi ngoại ngữ, bởi vậy cơ hội cho các tân cử nhân chuyên ngành ngoại ngữ là rất cao.

Bên cạnh đó, thư kí cũng yêu cầu một hệ kiến thức tổng hợp nên tùy theo từng ngành mà nhận các cử nhân khác nhau. Ví dụ như sinh viên các khối kinh tế, ngoại thương là sự lựa chọn hàng đầu cho các công ty nước ngoài hoặc các công ty hợp tác với nước ngoài. Trong khi sinh viên các khối xã hội lại phù hợp với yêu cầu của các tổ chức phi chính phủ, các dự án.

Là một nghề tổng hợp nên yêu cầu cho nghề cũng vô cùng đa dạng nhưng nhìn chung yêu cầu chính đối với các thư kí chính là sự hoạt bát, năng động và khéo léo trong ứng xử. Đây là một nghề thu nhập cao, cơ hội thăng tiến tốt nên yêu cầu cũng rất khắt khe.