Quy định về thời điểm xuất hóa đơn hàng hóa - dịch vụ, hộ kinh doanh cần nắm ngay để tránh rủi ro pháp lý

Hộ kinh doanh bắt buộc xuất hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ. Ngoài ra, thời điểm lập hóa đơn quy định rõ theo từng giao dịch, bảo đảm minh bạch. Cụ thể, theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua.

Nghĩa vụ này áp dụng cho mọi trường hợp, kể cả hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động; tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); cũng như hàng hóa xuất đi dưới hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả.

Việc lập hóa đơn cũng bao gồm các trường hợp được quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo Điều 10, và nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì phải tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Như vậy, khi bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ, kể cả hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, người bán bắt buộc phải xuất hóa đơn và giao cho người mua. Quy định này nhằm đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch, đồng thời tạo cơ sở pháp lý cho việc xác định nghĩa vụ thuế và tài chính.

Thời điểm lập hóa đơn cũng được quy định rõ tại khoản 1 và khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

Đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa. Với hàng hóa xuất khẩu, bao gồm cả gia công xuất khẩu, người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử, nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định hải quan.

Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, kể cả khi phục vụ tổ chức, cá nhân nước ngoài, và không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa. Nếu đơn vị cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn được tính tại thời điểm thu tiền.

Quy định này không áp dụng đối với các khoản đặt cọc hoặc tạm ứng nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng cho các dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính - thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát hay lập dự án đầu tư xây dựng.

Trong trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ, mỗi lần giao hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn theo khối lượng, giá trị tương ứng.

Trước đó, trả lời báo chí gần đây, Cục Thuế (Bộ Tài chính) từng cảnh báo rằng việc không lấy hóa đơn đầu vào khi mua hàng hóa, dịch vụ có thể khiến hộ kinh doanh đối mặt với nhiều rủi ro pháp lý và tài chính. Hóa đơn đầu vào là chứng từ do bên bán phát hành, ghi nhận việc người mua tiếp nhận hàng hóa, dịch vụ, đồng thời là căn cứ hợp pháp để xác định chi phí đầu vào và nghĩa vụ thuế. Tuy nhiên, phản ánh từ cơ quan thuế cho thấy không ít hộ kinh doanh vẫn xem việc lấy hóa đơn là thủ tục phiền phức và thường bỏ qua.

Việc không có hóa đơn khiến hộ kinh doanh khó chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa khi bị kiểm tra, dễ bị xem là bán hàng không rõ nguồn gốc, ảnh hưởng đến uy tín, thậm chí có thể bị tịch thu hàng hóa. Đồng thời, không có hóa đơn đầu vào cũng đồng nghĩa không được ghi nhận chi phí hợp lệ, khiến việc kê khai thuế không phản ánh đúng lợi nhuận, dẫn đến nguy cơ bị truy thu hoặc xử phạt hành chính. Cơ quan thuế còn nhấn mạnh rằng tình trạng thường xuyên mua bán hàng mà không lấy hóa đơn có thể khiến hộ kinh doanh bị nghi ngờ liên quan đến hành vi trốn thuế.

Theo quy định, hàng hóa không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp sẽ bị xem là không rõ nguồn gốc, xuất xứ. Tùy mức độ vi phạm, hộ kinh doanh có thể bị phạt hành chính, tịch thu hàng hóa hoặc thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu có dấu hiệu gian lận hoặc trốn thuế nghiêm trọng. Vì vậy, cơ quan thuế khuyến nghị hộ kinh doanh phải yêu cầu, nhận và lưu giữ đầy đủ hóa đơn mỗi khi mua hàng, như một biện pháp bảo vệ chính mình và đảm bảo hoạt động kinh doanh minh bạch.