Thay đổi quan trọng từ 1/9: Tất cả những người có sổ BHXH sẽ chuyển sang dùng mã số này

Từ ngày 1/9/2026, Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam chính thức triển khai chuyển đổi mã số BHXH sang số định danh cá nhân (ĐDCN)/Căn cước công dân (CCCD), đồng thời thay đổi bộ mã quản lý trên các phần mềm nghiệp vụ.

Theo BHXH Việt Nam, việc chuyển đổi được thực hiện thống nhất trên toàn hệ thống, nhằm từng bước quản lý dữ liệu dựa trên định danh điện tử. Quá trình này được yêu cầu bảo đảm hoạt động nghiệp vụ diễn ra liên tục, không làm ảnh hưởng đến quyền lợi của người tham gia và người hưởng các chế độ BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).

Theo Kế hoạch số 3115/KH-BHXH ngày 13/8/2026 về chuyển đổi sử dụng số ĐDCN/CCCD thay thế mã số BHXH và bộ mã quản lý trên các phần mềm nghiệp vụ, BHXH Việt Nam đặt mục tiêu thống nhất sử dụng số ĐDCN/CCCD trong quản lý và giải quyết các thủ tục, dịch vụ công.

Đây được xem là một bước triển khai phù hợp với định hướng phát triển Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số và sử dụng thống nhất số định danh cá nhân trong thực hiện thủ tục hành chính.

BHXH Việt Nam yêu cầu toàn bộ quá trình chuyển đổi phải bảo đảm an toàn, chính xác, không gây gián đoạn hoạt động nghiệp vụ và không ảnh hưởng đến quyền lợi của người tham gia, người hưởng BHXH, BHYT, BHTN.

Bên cạnh đó, dữ liệu phải được bảo toàn, trong đó đầy đủ lịch sử giao dịch, quá trình tham gia, hưởng chế độ cũng như các hồ sơ điện tử đã phát sinh trước thời điểm chuyển đổi.

Đáng chú ý, việc thay đổi mã quản lý không làm thay đổi lịch sử hồ sơ, chứng từ hay dữ liệu nghiệp vụ đã được ghi nhận. Người tham gia và người thụ hưởng cũng không phải thực hiện thêm thủ tục hành chính do việc chuyển đổi này.

Trong thời gian chuyển tiếp, các phần mềm nghiệp vụ vẫn cho phép tra cứu bằng cả mã số BHXH cũ và số ĐDCN/CCCD mới, qua đó hỗ trợ quá trình chuyển đổi và khai thác dữ liệu.

Phạm vi chuyển đổi bao gồm toàn bộ hệ thống thông tin nghiệp vụ của BHXH Việt Nam có sử dụng mã số BHXH và bộ mã quản lý.

Các hệ thống nằm trong diện chuyển đổi gồm Phần mềm Thu và quản lý sổ, thẻ (TST); Phần mềm Xét duyệt chính sách (TCS); Phần mềm Giao dịch BHXH điện tử; ứng dụng BHXH số VssID; Phần mềm Kế toán tập trung; Hệ thống thông tin Giám định BHYT; Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam cùng các phần mềm nghiệp vụ liên quan khác.

Theo phương án được xây dựng, Phần mềm Thu và quản lý sổ, thẻ (TST) đóng vai trò là hệ thống nguồn, thực hiện chuyển đổi mã số BHXH sang số ĐDCN/CCCD và chuyển mã đơn vị tham gia BHXH, BHYT sang bộ mã quản lý mới.

Các phần mềm nghiệp vụ còn lại sẽ nhận và đồng bộ dữ liệu từ hệ thống TST, thay vì tự thực hiện chuyển đổi riêng. Cách thức này nhằm bảo đảm thông tin được thống nhất trên toàn bộ hệ thống BHXH.

Kế hoạch chuyển đổi được chia thành 2 giai đoạn.

Giai đoạn 1 diễn ra từ ngày 15/8/2026 đến trước ngày 1/9/2026, tập trung vào việc rà soát, chuẩn hóa dữ liệu và chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật cần thiết.

Trong giai đoạn này, BHXH Việt Nam đặt mục tiêu hoàn thành chuẩn hóa dữ liệu của người tham gia và các đơn vị tham gia BHXH, BHYT; bảo đảm dữ liệu đủ điều kiện để chuyển sang sử dụng số ĐDCN/CCCD. Đồng thời, hệ thống phần mềm, hạ tầng kỹ thuật và phương án chuyển đổi cũng được nâng cấp, kiểm tra và chuẩn bị.

BHXH các tỉnh có trách nhiệm rà soát những người tham gia chưa có số ĐDCN/CCCD hoặc chưa được xác thực thông tin với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Những trường hợp có sai lệch về thông tin nhân thân như họ tên, ngày sinh, giới tính... cũng phải được kiểm tra, cập nhật và điều chỉnh trước ngày 1/9/2026.

Song song với đó, Trung tâm Công nghệ thông tin và Chuyển đổi số thực hiện đối soát dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu liên quan; nâng cấp, kiểm thử hệ thống, sao lưu dữ liệu và xây dựng phương án khôi phục trong trường hợp xảy ra sự cố.

Tài liệu hướng dẫn, kịch bản chuyển đổi và phương án hỗ trợ kỹ thuật phải hoàn thành trước ngày 28/8/2026. Công tác tập huấn, hướng dẫn BHXH các tỉnh cũng được yêu cầu hoàn tất trước thời điểm này.

Giai đoạn 2 bắt đầu từ ngày 1/9/2026. Việc chuyển đổi được thực hiện tập trung trên toàn bộ hệ thống nghiệp vụ theo lịch do Trung tâm Công nghệ thông tin và Chuyển đổi số thông báo.

Các nhiệm vụ chính gồm chuyển đổi đơn vị tham gia BHXH, BHYT sang bộ mã quản lý mới; thay mã số BHXH bằng số ĐDCN/CCCD; xử lý những trường hợp chưa thể chuyển đổi tự động và đồng bộ dữ liệu với các phần mềm nghiệp vụ liên quan.

Bên cạnh đó, hệ thống cũng thực hiện chuyển đổi tài khoản VssID, Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam và dữ liệu hồ sơ điện tử.

Sau khi hoàn tất, thông tin về kết quả chuyển đổi mã số BHXH sẽ được gửi đến người tham gia thông qua ứng dụng VssID.

BHXH Việt Nam tiếp tục thực hiện kiểm tra, đối soát dữ liệu sau chuyển đổi, tập trung xử lý các trường hợp sai lệch, trùng hoặc thiếu thông tin. Công tác theo dõi, giám sát hệ thống cũng được duy trì nhằm phát hiện và khắc phục kịp thời những lỗi phát sinh.

Để bảo đảm quá trình triển khai đồng bộ, BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương được yêu cầu thông tin kế hoạch chuyển đổi đến các đơn vị sử dụng lao động và người tham gia.

Các cơ quan BHXH địa phương đồng thời có trách nhiệm rà soát, cập nhật, chuẩn hóa dữ liệu và phối hợp xử lý những trường hợp chưa đáp ứng điều kiện chuyển đổi.

Sau khi hệ thống hoàn tất chuyển đổi, BHXH các tỉnh tiếp tục kiểm tra, đối chiếu kết quả trên các phần mềm nghiệp vụ. Trong trường hợp cần thiết, BHXH hướng dẫn người tham gia và đơn vị sử dụng lao động cập nhật thông tin.

Các địa phương cũng được yêu cầu thành lập tổ hỗ trợ nhằm tiếp nhận và xử lý phản ánh, vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện.

Đối với người tham gia BHXH, BHYT, BHTN, những trường hợp đủ điều kiện sẽ được chuyển đổi tự động. Với người chưa có số CCCD/ĐDCN hoặc thông tin chưa được xác thực với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, BHXH địa phương sẽ rà soát và thực hiện chuyển đổi theo quy định, hướng dẫn.

Việc chuyển từ mã số BHXH sang số ĐDCN/CCCD không chỉ là thay đổi phương thức quản lý mã số mà còn là bước quan trọng trong quá trình chuẩn hóa, kết nối và khai thác dữ liệu BHXH dựa trên định danh cá nhân.

Theo định hướng này, hệ thống dữ liệu được kỳ vọng hỗ trợ cơ quan quản lý nâng cao hiệu quả quản lý, đồng thời tạo thuận lợi hơn trong cung cấp dịch vụ công và thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực an sinh xã hội.

BHXH Việt Nam nhấn mạnh nguyên tắc xuyên suốt của kế hoạch là không làm mất dữ liệu, không thay đổi lịch sử hồ sơ, không ảnh hưởng đến quyền lợi của người tham gia, người hưởng và không phát sinh thủ tục hành chính mới.

Việc xây dựng một hệ thống dữ liệu thống nhất trên nền tảng định danh cá nhân được kỳ vọng giúp cơ quan BHXH, doanh nghiệp và người tham gia thuận tiện hơn trong quản lý, tra cứu và sử dụng thông tin BHXH, BHYT, BHTN.

BHXH Việt Nam yêu cầu các đơn vị trực thuộc và BHXH các tỉnh tổ chức triển khai nghiêm túc, hiệu quả; đồng thời kịp thời báo cáo những khó khăn, vướng mắc về Trung tâm Công nghệ thông tin và Chuyển đổi số để được hướng dẫn, xử lý.