Hộ kinh doanh có nhiều cửa hàng, mua nguyên liệu từ nhiều nguồn: Chuyên gia thuế chỉ rõ 4 khâu cần tách riêng

Tại Phiên thảo luận “Tháo gỡ vướng mắc thực tiễn - Hiểu đúng để tuân thủ đúng - Thực hành nghĩa vụ thuế đối với nhà bán hàng đa kênh và thương mại điện tử”, một hộ kinh doanh đã nêu câu hỏi về cách tổ chức và lưu trữ hồ sơ, chứng từ đối với chuỗi nhà hàng có nhiều điểm bán và nhập nguyên liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Theo hộ kinh doanh, việc quản lý như thế nào để vừa thuận tiện trong vận hành, vừa đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế là vấn đề còn nhiều băn khoăn.

Giải đáp câu hỏi này, bà Nguyễn Thị Cúc, Chủ tịch Hội Tư vấn Thuế Việt Nam (VTCA), cho biết đây là trường hợp rất phổ biến đối với các hộ kinh doanh trong lĩnh vực ăn uống. Nhiều hộ kinh doanh có một chủ sở hữu nhưng vận hành nhiều cửa hàng tại các địa điểm khác nhau, trong khi nguồn mua nguyên vật liệu cũng được thực hiện tại từng cửa hàng chứ không tập trung về một đầu mối.

Theo bà Cúc, để vừa bảo đảm hoạt động vận hành, vừa thuận lợi khi cơ quan thuế kiểm tra, các hộ kinh doanh cần tách riêng từng khâu trong quá trình quản lý.

Ở khâu đầu tiên là nguồn mua vào, việc hạch toán không nên thực hiện chung cho toàn bộ chuỗi cửa hàng mà phải quản lý theo từng điểm bán. Mỗi cửa hàng cần xác định rõ nguồn mua nguyên vật liệu từ đâu, mua của đơn vị nào, hợp đồng ra sao, mức giá như thế nào, kèm theo hóa đơn và bảng kê đầy đủ. Việc thống nhất các tiêu thức về nguồn gốc hàng hóa sẽ giúp kiểm soát tốt hơn và tạo thuận lợi khi đối chiếu.

Tiếp theo là khâu quản lý kho. Sau khi mua nguyên vật liệu, các cửa hàng cần có đầy đủ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Trường hợp điều chuyển nguyên liệu, vật tư hoặc thậm chí thành phẩm đã chế biến giữa các cửa hàng trong cùng hệ thống thì cũng phải lập phiếu điều chuyển vật tư, thiết bị hoặc nguyên liệu giữa từng cửa hàng.

Đối với khâu bán hàng, bà Cúc lưu ý tên trên hóa đơn vẫn là chủ cửa hàng, nhưng khi phát sinh giao dịch tại điểm bán nào thì hóa đơn phải thể hiện đúng địa chỉ của điểm bán đó. Chẳng hạn, nếu bán tại cửa hàng Thanh Trì thì hóa đơn phải ghi tên cửa hàng Thanh Trì; nếu bán tại cửa hàng Lò Đúc thì phải ghi tên cửa hàng Lò Đúc. Tất cả hóa đơn cần được lập đầy đủ theo đúng quy định.

Về công tác kế toán, Chủ tịch VTCA cho biết việc hạch toán kế toán đối với hộ, cá nhân kinh doanh theo Thông tư 152 tương đối đơn giản. Tuy nhiên, các hộ vẫn phải bảo đảm hệ thống chỉ tiêu thống nhất. Từ cửa hàng chính đến các cửa hàng trong chuỗi đều cần áp dụng các tiêu thức quản lý rõ ràng để thuận tiện cho việc tổng hợp và theo dõi dữ liệu.

Theo bà Nguyễn Thị Cúc, khi toàn bộ quy trình từ mua nguyên vật liệu, quản lý tồn kho, chế biến, bán hàng đến kế toán được xây dựng thành một hệ thống thống nhất, hộ kinh doanh sẽ dễ dàng quản trị hoạt động, nhận diện rủi ro, kiểm soát nguồn gốc hàng hóa cũng như kiểm soát nội bộ hiệu quả hơn. Đồng thời, khi cần cung cấp dữ liệu cho cơ quan thuế, việc tổng hợp và đối chiếu cũng sẽ đơn giản, dễ hiểu và hiệu quả hơn, đặc biệt khi được hỗ trợ bởi các phần mềm quản lý.

Vì vậy, các hộ kinh doanh nên tách riêng từng khâu trong quy trình và áp dụng các chỉ tiêu thống nhất giữa các cửa hàng để việc tổng hợp dữ liệu được thuận lợi nhất.