Mất sạch sổ sách, con dấu, doanh nghiệp muốn đóng cửa cần làm gì để được giải thể?

Mất giấy tờ chưa phải “ngõ cụt”

Không ít doanh nghiệp sau thời gian dài ngừng hoạt động mới tìm cách hoàn tất thủ tục giải thể. Khi bắt tay vào xử lý, chủ doanh nghiệp mới phát hiện hồ sơ cũ đã thất lạc, từ giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hóa đơn đến sổ sách kế toán, thậm chí cả con dấu.

Đặc biệt, một số doanh nghiệp đã bị cơ quan thuế xác định không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký. Với các trường hợp này, muốn chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp vẫn phải hoàn thành các nghĩa vụ về thuế, hóa đơn và đơn vị phụ thuộc trước khi được đóng mã số thuế.

Luật sư Nguyễn Thanh Hà, Chủ tịch Công ty Luật SBLaw, cho biết việc mất một phần hoặc toàn bộ chứng từ, con dấu không đồng nghĩa doanh nghiệp mất quyền giải thể. Pháp luật không đặt yêu cầu doanh nghiệp phải còn đầy đủ những tài liệu này như một điều kiện tiên quyết để chấm dứt hoạt động.

Tuy nhiên, đây lại có thể trở thành điểm nghẽn trong quá trình xác định nghĩa vụ thuế.

Theo luật sư Nguyễn Thanh Hà, khi không còn đủ tài liệu chứng minh lịch sử hoạt động, cơ quan thuế sẽ phải rà soát, đối chiếu và có thể yêu cầu doanh nghiệp giải trình, bổ sung hồ sơ.

“Thiếu chứng từ hoặc con dấu không phải lý do doanh nghiệp không được giải thể, nhưng có thể làm thủ tục giải thể kéo dài hơn”, ông Hà nói.

Với chứng từ, hóa đơn hoặc sổ sách bị mất, doanh nghiệp trước hết cần rà soát lại toàn bộ tình trạng pháp lý, thuế, hóa đơn, lao động và các nghĩa vụ tài chính.

Sau đó, doanh nghiệp có thể tìm cách phục hồi dữ liệu từ những nguồn còn lưu giữ thông tin như hóa đơn điện tử, tờ khai thuế, sao kê ngân hàng, hợp đồng hoặc chứng từ của khách hàng, đối tác và nhà cung cấp.

Trường hợp hồ sơ bị mất do hỏa hoạn, thiên tai hoặc sự kiện bất khả kháng, doanh nghiệp cần thu thập tài liệu chứng minh nguyên nhân. Đây có thể là xác nhận của cơ quan có thẩm quyền, hồ sơ thiên tai, biên bản kiểm kê tài sản, tài liệu giám định bảo hiểm, hình ảnh hoặc video hiện trường.

Ngay cả khi không thể khôi phục đầy đủ chứng từ, doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục thủ tục giải thể. Khi đó, cơ quan thuế sẽ rà soát và xác định những nghĩa vụ còn tồn tại.

Nếu phát hiện thiếu tờ khai hoặc có sai sót trong kê khai, doanh nghiệp phải bổ sung hồ sơ và thực hiện các khoản thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nếu có.

Mất con dấu dễ xử lý, “món nợ” thuế mới đáng lo

Nếu mất con dấu, việc xử lý có thể đơn giản hơn so với trường hợp thất lạc toàn bộ sổ sách, chứng từ.

Doanh nghiệp cần xác định loại con dấu và cơ chế quản lý, sử dụng theo quy định. Theo luật sư Nguyễn Thanh Hà, doanh nghiệp có thể chủ động khắc lại con dấu mới theo quy chế nội bộ để phục vụ việc hoàn thiện hồ sơ đóng mã số thuế và giải thể.

Điều đáng lưu ý là việc doanh nghiệp không còn hoạt động, không có doanh thu, tài sản hay lao động cũng không đồng nghĩa mọi nghĩa vụ thuế tự động biến mất.

Theo luật sư Nguyễn Thanh Hà, ngay cả những doanh nghiệp chưa từng mua bán vẫn có nghĩa vụ kê khai, báo cáo thuế trước khi giải thể theo quy định. Nếu hồ sơ còn thiếu hoặc có vi phạm, doanh nghiệp có thể phải bổ sung và chịu xử phạt hành chính.

Vì vậy, với những doanh nghiệp đã đóng cửa trong thời gian dài, mất nhiều hóa đơn, chứng từ, sổ sách, việc tiếp tục để hồ sơ “treo” có thể khiến quá trình giải thể càng kéo dài.

Luật sư Nguyễn Thanh Hà khuyến nghị các doanh nghiệp chủ động làm việc với cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh để rà soát từng nghĩa vụ, khôi phục dữ liệu có thể khôi phục và xử lý các vấn đề còn tồn tại.

Áp lực hoàn tất thủ tục cũng đang gia tăng khi ngành thuế triển khai chiến dịch “làm sạch mã số thuế”.

Từ đầu tháng 7, Cục Thuế yêu cầu các địa phương huy động tối đa nguồn lực để rà soát gần 620.000 doanh nghiệp. Trong đó, khoảng 292.000 doanh nghiệp đã ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn tất thủ tục giải thể; khoảng 325.500 doanh nghiệp không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký và đang nợ thuế.

Đến cuối tháng 8, gần 95.000 doanh nghiệp, tổ chức đã hoàn tất thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế, gấp khoảng 2 lần cùng kỳ năm trước.

Đáng chú ý, chỉ hơn 23.000 hồ sơ trong số này phát sinh trong năm 2026. Gần 72.000 trường hợp còn lại là hồ sơ tồn đọng từ năm 2025 trở về trước được ngành thuế xử lý trong quá trình làm sạch dữ liệu.

Như vậy, với doanh nghiệp đã đóng cửa nhưng chưa hoàn tất giải thể, mất chứng từ hay con dấu không phải là dấu chấm hết. Tuy nhiên, càng để lâu, việc khôi phục hồ sơ, xác định nghĩa vụ thuế và hoàn tất các thủ tục liên quan càng có thể trở thành bài toán khó hơn.