Chính thức: Từ 1/7, cán bộ, công chức, viên chức sẽ được quản lý bằng số định danh

Chính phủ vừa ban hành Nghị định 27/2026/NĐ-CP ngày 19/1/2026, quy định về Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức. Một trong những nội dung đáng chú ý là từ ngày 1/7, mỗi cán bộ, công chức, viên chức sẽ được quản lý bằng hồ sơ điện tử gắn mã định danh duy nhất, trùng với số định danh cá nhân.

Theo Nghị định, hồ sơ điện tử được thiết lập để quản lý, tra cứu trên môi trường số, gồm sơ yếu lý lịch điện tử và các thành phần liên quan. Hồ sơ phản ánh đầy đủ quá trình công tác của cán bộ, công chức, viên chức từ thời điểm được bầu cử hoặc tuyển dụng đến khi thôi việc, nghỉ hưu. Mỗi hồ sơ được gắn một mã định danh duy nhất, thống nhất với số định danh cá nhân nhằm bảo đảm tính đồng bộ, chính xác trong quản lý.

Sơ yếu lý lịch điện tử được tạo lập song song với quá trình xây dựng hồ sơ. Thông tin, dữ liệu cá nhân được cập nhật xuyên suốt quá trình công tác. Công chức có trách nhiệm chủ động cập nhật khi có thay đổi và chịu trách nhiệm trước pháp luật về độ chính xác của thông tin đã cung cấp.

Cơ quan sử dụng công chức có trách nhiệm cập nhật kịp thời các dữ liệu phát sinh từ hoạt động quản lý vào hồ sơ điện tử và đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia trong thời hạn tối đa 3 ngày làm việc kể từ khi phát sinh thông tin. Dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia được cấu trúc theo nhiều nhóm, bao gồm thông tin định danh, xuất thân, quan hệ gia đình; quá trình tuyển dụng, bầu cử, bổ nhiệm, điều động, quy hoạch; trình độ học vấn, kỹ năng chuyên môn; vị trí việc làm, tiền lương, phụ cấp, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật; cùng các dữ liệu về tài sản, thu nhập và sức khỏe.

Bộ Nội vụ được giao là cơ quan chủ quản Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức, chịu trách nhiệm tổ chức xây dựng, vận hành và khai thác hệ thống theo quy định.

Nghị định cũng xác định hồ sơ điện tử là căn cứ thay thế hồ sơ giấy trong công tác quản lý công chức. Trường hợp phát sinh yêu cầu nghiệp vụ cần sử dụng bản giấy, cơ quan quản lý hoặc đơn vị sử dụng công chức thực hiện khai thác hồ sơ điện tử từ Cơ sở dữ liệu quốc gia và chuyển đổi sang bản giấy. Công chức không phải chuẩn bị lại các thành phần hồ sơ đã có trong hệ thống; đồng thời, cơ quan sử dụng công chức không được yêu cầu cung cấp lại thông tin, trừ trường hợp cần thiết để bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức.

Về quyền truy cập, tổ chức và cá nhân có thẩm quyền chỉ được xem hồ sơ điện tử khi có sự đồng ý của công chức bằng thông điệp điện tử. Người được quản lý có Công chức có quyền rút lại ý kiến đã đồng ý. Việc truy cập, khai thác dữ liệu phải tuân thủ các quy định về bảo mật, bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Đối với hồ sơ thuộc danh mục bí mật Nhà nước, Nghị định yêu cầu áp dụng đầy đủ các biện pháp bảo đảm an toàn trong quản lý, lưu trữ, truyền đưa và sử dụng trên môi trường điện tử. Việc sao lưu, trích xuất với những hồ sơ này thực hiện theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước, cơ yếu.